Sistem Informasi Manajemen (SIM)

Pendahuluan

Banyak orang mengerti tentang Sistem Informasi Manajemen, tetapi sedikit pula yang dapat mengidentifikasi secara spesifik tentang pengertian, fungsi, struktur, gambaran umum, dan komponen-komponen SIM tersebut secara jelas. Semoga tulisan ini dapat membantu teman-teman untuk lebih memahami apa itu Sistem Informasi Manajemen.

Definisi dan Fungsi SIM

SIM terbentuk dari tiga kata yaitu “Sistem”, “Informasi”, dan “Manajemen”. Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berkaitan  satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan. Sebagai contoh dalam kehidupan sehari-hari, yang dimaksud elemen sistem adalah para ibu rumah tangga(konsumen) yang membutuhkan barang-barang dari para pedagang (produsen) untuk memenuhi kebutuhannya, maka konsumen dan produsen saling terkait satu sama lain dan membentuk suatu kesatuan yang sama yaitu untuk mencapai tujuan.

Definisi Sistem Menurut Beberapa Ahli

·         Menurut Ludwig Von Bartalanfy :

Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terkait dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.

·         Menurut Anatol Raporot :

Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.

·         Menurut L. Avkof :

Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.

            Sebagai dasar informasi adalah sebagai hasil pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna,mudah dipahami, dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untuk menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada. Informasi dalam suatu perusahaan sangatlah penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. 

Sistem informasi adalah suatu sistem dalam organisasi atau perusahaan yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi yang bersifat majerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi/perusahaan untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.

v  Tujuan Sistem Informasi manajemen sendiri yaitu untuk memenuhi kebutuhan informasi umum semua manajer dalam perusahaan. SIM menyediakan informasi bagi pemakai dalam bentuk laporan dan output dari berbagai simulasi model matematika.

Pengertian SIM

Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan sebuah bidang yang mulai berkembang sejak tahun 1960an. Walau tidak terdapat konsensus tunggal, secara istilah umum SIM  dapat di dedefinisikan sebagai sebuah sistem manusia mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi organisasi manajemen, dan proses pengambilan keputusan di dalam suatu organisasi. SIM juga dikenal dengan ungkapan lainnya seperti: “Sistem Informasi”, “Sistem Pemrosesan Informasi”, “Sistem Informasi dan Pengambil Keputusan”. SIM menggambarkan suatu unit atau badan yang khusus bertugas untuk mengumpulkan berita dan memprosesnya menjadi informasi untuk keperluan manajerial organisasi dengan memakai prinsip sistem. Dikatakan memakai prinsip sistem karena berita yang tersebar dalam pelbagai bentuknya dikumpulkan, disimpan serta diolah dan diproses oleh satu badan yang kemudian dirumuskan menjadi suatu informasi.
Baskerville dan Myers berargumentasi bahwa SIM sudah saatnya menjadi sebuah disiplin ilmu secara mandiri. Davis menawarkan konsensus, bahwa setidaknya terdapat lima aspek yang dapat dikategorikan sebagai ciri khusus bidang SIM :

1. Proses Manajemen, seperti perencanaan strategis, pengelolaan fungsi sistem informasi, dan seterusnya.
2. Proses Pengembangan, seperti manajemen proyek pengembangan sistem, dan seterusnya.
3. Konsep Pengembangan, seperti konsep sosio-teknikal, konsep kualitas, dan seterusnya.
4. Representasi, seperti sistem basis data, pengkodean program, dan seterusnya.
5. Sistem Aplikasi, seperti Knowledge Management, Executive System, dan seterusnya.

Dan berikut definisi SIM menurut ahli :

v  Gordon B. Davis dalam buku “Management Information System ; Conceptual Foundation, Structure and Development:

“SIM adalah sistem manusia mesin yang terpadu guna menyajikan informasi untuk mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan di dalam suatu organisasi”

v  Kroenke, David, 1989:

“SIM merupakan pengembangan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif dalam organisasi-organisasi".

v  Abdul Kadir, 2002:

“SIM adalah sistem informasi yang digunakan untuk menyajikan informasi yang digunakan untuk mendukung operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi”.

v  Drs. Soetedjo Moeljodiharjo dalam buku “Management Information System”:

“SIM adalah suatu metode yang tepat untuk menghasilkan informasi yang tepat waktu bagi manajemen tentang lingkungan luar organisasi dan kegiatan operasi di dalam organisasi, dengan tujuan untuk menunjang proses pengambilan keputusan serta memperbaiki proses perencanaan dan pengawasan”.

v  Drs. Komarudin dalam buku “Ensiklopedia Manajemen”:

“SOM adalah suatu pendekatan yang terorganisir dan terencana untuk memberikan eksekutif bantuan informasi yang tepat dan dapat memberikan kemudahan bagi proses manajemen”.

Oleh karena itu pentinglah untuk suatu perusahaan atau organisasi memiliki pengetahuan tentang potensi kemampuan sistem informasi yang sudah terkomputerisasi shingga akan mempermudah  untuk menganalisis secara sistematis masing-masing tugas organisasi dan menyesuaikannya dengan kemampuan komputer.

Fungsi SIM

1.    Meningkatkan aksesibilitas data yang tersaji secara tepat waktu dan akurat bagi para pemakai, tanpa mengharuskan adanya perantara sistem informasi.

2.    Menjamin tersedianya kualitas dan keterampilan dalam memanfaatkan sistem informasi secara kritis.

3.    mengembangkan proses perencanaan yang efektif.

4.    mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan akan keterampilan pendukung sistem informasi.

5.    Menetapkan investasi yang akan diarahkan pada sistem informasi.

6.    mengantisipasi dan memahami konsekuensi-konsekuensi ekonomis dari sistem informasi dan teknologi baru.

7.    memperbaiki produktivitas dalam aplikasi pengembangan dan pemeliharaan sistem.

8.    Organisasi menggunakan sistem informasi untuk mengolah transaksi-transaksi, mengurangi biaya dan menghasilkan pendapatan sebagai salah satu produk atau pelayanan mereka.

9.    Bank menggunakan sistem informasi untuk mengolah cek-cek nasabah dan membuat berbagai laporan rekening koran dan transaksi yang terjadi.

10.  Perusahaan menggunakan sistem informasi untuk mendata tentang persediaan barang agar tetap konsisten dalam penjualan.

11.  Sistem informasi manajemen digunakan untuk mendukung pengambilan sebuah keputusan seorang manejer.

12.  sistem informasi digunakan untuk pengendalian operasional, seperti proses transaksi dll.

13.  Sistem informasi digunakan untuk perencanaan strategis agar perusahaan tersebut bisa mencapai tujuan yang telah disepakati.

Gambaran Umum dan Struktur SIM

Hubungan antara Data Processing, SIM, DSS, OA, dan ES

§  Data Processing (Pengolahan Data): adalah manipulasi/transformasi simbol-simbol sebagai bilangan-bilangan dan huruf-huruf untuk tujuan meningkatkan kegunaannya. Pengolahan data mencakup semua kegiatan yang termasuk didalam mempertahankan akurasi dan rekor yang up-to-date dari operasi suatu perusahaan. Pengolahan data meliputi pengumpulan data yang menggambarkan aktivitas perusahaan, manipulasi data menjadi bentuk yang berguna, menyimpan data sampai digunakan kembali, dan menghasilkan dokumen-dokumen yang dapat digunakan oleh perorangan ataupun kelompok, baikdari dalam maupun dari luar perusahaan.

§  SIM (Sitem Informasi Manajemen) : sistem yang menyediakan informasi di masa lalu, sekarang, dan proyeksi masa depan baik secara lisan dan tulisan yang berhubungan dengan operasi perusahaan dan lingkungannya. Informasi ini penting bagi manejer atau karyawan dalam membantu pengambilan keputusan.

§  DSS (Decision Support System) : merupakan sistem yang berbasis komputer yang diharapkan untuk digunakan oleh manejer tertentu atau sekumpulan  manejer pada setiap level organisasi dalam pembuatan keputusan sebagai dasar untuk pemecahan masalah yang semi-struktural.

§  OA (Office Automation) :mencakup semua sistem formal dan informal yang pada intinya menekankan pada komunikasi informasi dari dan kepada orang-orang dalam perusahaan.

§  ES (Experts System) : program komputer yang berfungsi sama seperti keahlian manusia, memberikan saran pada pemakai bagaimana memecahkan suatu masalah.

Struktur SIM

Struktur sistem informasi pada dasarnya dibedakan menjadi dua yaitusistem yang terstruktur (formal) dan sistem yang tidak terstruktur (non formal). Sistem formal adalah sistem yang berjalan menurut norma-norma organisasi yang berlaku pada semua orang, sesuai dengan kedudukannya dalam organisasi. Sistem ini tergantung kepada tugas, wewenag, dan tanggung jawab yang dibebankan kepada pemegang jabatan organisasi. Sistem nonformal adalah sistem yang berlaku di lingkungan organisasi melalui saluran-saluran tidak resmi, tetapi mempunyai pengaruh cukup kuat dalam kehidupan organisasi yang bersangkutan (Gordon,1999).

1. Struktur sistem informasi berdasarkan kegiatan manajemen

Kegiatan perencanaan dan pengendalian manajemen dibagi atas tiga macam yaitu: kontrol operasional, kontrol manajemen, dan perencanaan stategi. Pengendalian operasional adalah proses penempatan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang telah ditentukan lebih dahulu dalam jangka waktu yang relatif pendek. Dukungan pengolahan untuk pengendalian operasional terdiri atas: pengolahan transaksi, pengolahan laporan, dan pengolahan pertanyaan. Ketiga jenis pengolahan berisikan berbagai macam pembuatan keputusan yang melaksanakan aturan keputusan yang telah disetujui atau menyajikan suatu keluhan yang mengeluarkan yang akan diambil (Gordon,1999).

2. Struktur sistem informasi berdasarkan fungsi organisasi

Setiap informasi dapat dianggap sebagai kumpulan subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam organisasi. subsistem-subsistem yang umum adalahh sebagai fungsi-fungsi utama suatu organisasi dalam pemasaran, produk, logistik, personalia, keuangan dan akuntansi. Setiap fungsi akan melakukan kegiatan sebagai subsistem informasi untuk mendukung pengendalian operasional, pengendalian manajemen dan pengendalian strategi.

3. Struktur sistem informasi manajemen secara konseptual dan fisik

Struktur sistem informasi manajemen (SIM) dapat pula dipandang menurut konsep struktural yang memungkinkan pembahasan dan perancangan sistem fisik yang akan mendefinisikan cara pelaksanaan SIM.

• a. Struktur Konseptual

SIM didefinisikan sebagai suatu gabungan subsistem fungsional yang masing-masing dibagi dalam empat macam pengolahan informasi, yaitu: pengolahan transaksi, dukungan operasional sistem informasi, dukungan pengendalian manajerial sistem informasi, dukungan perencanaan stategi sistem informasi.

• b. Struktur Fisik

Struktur konseptual suatu SIM adalah untuk subsistem fungsional yang terpisah ditambah suatu pangkalan data, beberapa aplikasi umum, dan satu model dasar analisa umum dan model keputusan. Pada struktur fisik semua aplikasi terdiri atas program yang sama sekali terpisah, tetapi hal ini tidak selalu demikian adanya sehingga ada penghematan yang cukup besar dari pengolah terpadu dan pemakain modul umum. Pengolahan terpadu dicapai dengan perencanaan berbagai aplikasi yang paling berhubungan sebagai suatu sistem tunggal untuk menyederhanakan kaitan (interface) dan mengurangi duplikasi masukan sehingga melewati batas fungsional. Struktur fisik juga dipengaruhi pemakain modul umum untuk pengoperasian pengolahan yang menyebabkan tidak ada aplikasi yang lengkap tanpa pemakain modul umum.

Komponen-komponen SIM

Terdiri dari komponen fisik :

Ø  Perangkat Keras : perangkat keras bagi suatu sistem informasi terdiri atas komputer, peralatan penyiapan data, terminal input/output.

Ø  Perangkat Lunak :

1.    Sistem perangkat lunak umum, seperti sistem pengoperasian dan sistem manajemen data yang memungkinkan pengoperasian sistem komputer

2.    Aplikasi perangkat lunak umum, seperti model analisis dan keputusan

3.    Aplikasi perangkat lunak yang terdiri atas program yang secara spesifik dibuat untuk setiap aplikasi.

Ø  Database : file yang berisi program dan data dibuktikan dengan adanya media penyimpanan secara fisik. File juga meliputi keluaran tercetak dan catatan lain.

Ø  Prosedur : prosedur merupakan komponen fisik karena prosedur disediakan dalam bentuk fisik seperti buku panduan dan intruksi, terdiri dari 3 jenis prosedur

1.    Intruksi untuk pemakai

2.    Intruksi untuk penyiapan masukan

3.    Intruksi pengoperasian untuk karyawan pusat

Ø  Personil : operator komputer, analis sistem, programmer, personil data entry, manejer sistem informasi/EDP


Sumber
www.smecda.com/e-book/SIM/Simbab1.pdf 
www.docstoc.com/docs/.../Struktur-Sistem-Informasi-Manajemen 
bangdanu.wordpress.com
wartawarga.gunadarma.ac.id/.../fungsi-sistem-informasi-manajemen/ 
pusdiklatwas.bpkp.go.id/filenya/namafile/258/KT_SIM.pdf 

yoyoke.web.ugm.ac.id/download/sim.pdf

adiprtm.dikti.net/sim/SIM%20sess_3.ppt 

achsan.staff.gunadarma.ac.id/.../Komponen+Sistem+Informasi.ppt 

wartawarga.gunadarma.ac.id/2010/09/sistem-informasi-manajemen-18/

definisi-pengertian.blogspot.com/.../pengertian-sistem-informasi-manajemen.html -