Mengulas seputar Electronic Data Interchange (EDI) dan Information Organisation System (IOS).

Menurut kamus TI Pengertian EDI Adalah Metode untuk saling bertukar data bisnis atau transaksi secara elektronik melalui jaringan komputer.
 Secara formal EDI didefinisikan oleh International Data Exchange Association (IDEA) sebagai “transfer data terstruktur dengan format standard yang telah disetujui yang dilakukan dari satu sistem komputer ke sistem komputer yang lain dengan menggunakan media elektronik”.
EDI memiliki standarisasi pengkodean transaksi perdagangan, sehingga organisasi komersial tersebut dapat berkomunikasi secara langsung dari satu sistem komputer yang satu ke sistem komputer yang lain tanpa memerlukan hardcopy, faktur, serta terhindar dari penundaan, kesalahan yang tidak disengaja dalam penanganan berkas dan intervensi dari manusia.

 Prinsip Teknologi EDI

Prinsip dari teknologi EDI sebenarnya adalah menerjemahkan bahasa aplikasi dari sistim yang sama-sekali berbeda menjadi bahasa yang terstandarisasi, sebagai contoh dalam hal ini UN/EDIFACT yang merupakan singkatan dari United Nation Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport, disini bisa dilihat bahwa bahasa tersebut distandardisasi oleh PBB.

Teknologi EDI ini adalah teknologi ‘less investment’ dimana pelaku bisnis tidak perlu lagi membeli peralatan baru sebagai infrastruktur untuk pertukaran dokumennya, dengan kata lain tetap menggunakan peralatan yang telah tersedia.

Komponen dasar EDI

·         Hub (pihak yang memberikan perintah)

·         Spoke (pihak yang menerima perintah)

·         Computer (sebagai electronic hardware)

·         Electronic software

Software OS-EDI yang digunakan :

·         Bayan Commerce

·         IDX-IDEA

·         NextGen-EDI

·         RAXINC

·         dll

Standard EDI yang berlaku saat ini adalah :

·         SPEC 2000

·         ANSI X12 Standard AS dan Canada

·         EDIFACT (Standard eropa)

·         IEF

·         dll

Kelebihan/keutamaan EDI

·         meningkatkan market(exposure)

·         menurunkan biaya operasional

·         memperpendek waktu

·         mengurangi informasi data yang mengembang

·         meningkatkan value chain

·         dll

Syarat dapat dilakukannya proses EDI

·         Electronic transaction (merujuk ke format standard internasional)

·         testing

·         data recovery and retention

·         bebas dari computer viruses

·         tanda tangan (signature), berupa pengkodean, menunjukkan identitas

·         dll

Transaction terms (transaksi EDI)

·         penyesuaian tanda terima (Proper receipt)

·         verification

·         responses transaction

·         transmital yang berulang kali

Step proses proper receipt nd verification EDI

·         Enter claim information (masukkan permintaan data)

·         Enter data and complete instruction

·         data akan diferifikasi (data and/or attachment)

·         transmit data

·         Retrieve and review reports

·         prepare and mail attachments with EDI labels

Information Organisation System (IOS)

(IOS) adalah salah satu yang memungkinkan aliran informasi yang akan otomatis antara organisasi dalam rangka mencapai yang diinginkan manajemen rantai pasokan-sistem, yang memungkinkan pengembangan organisasi kompetitif. Ini mendukung peramalan kebutuhan klien dan pengiriman produk dan jasa. IOS membantu untuk lebih baik mengelola hubungan pembeli-pemasok dengan kedalaman penuh yang meliputi tugas-tugas yang terkait dengan proses bisnis perusahaan-lebar. Dalam melakukan kegiatan ini, organisasi mampu meningkatkan produktivitas secara otomatis, sehingga mengoptimalkan komunikasi di semua tingkat organisasi maupun antara organisasi dan pemasok. Sebagai contoh, setiap t-shirt yang dijual di toko eceran secara otomatis dikomunikasikan kepada pemasok yang akan, pada gilirannya, kapal lebih t-shirt ke pengecer.

Organisasi mungkin mengejar IOS karena alasan berikut:

1.     Mengurangi risiko dalam organisasi

2.     Mengejar skala ekonomi

3.     Manfaat dari pertukaran teknologi

4.     Meningkatkan daya saing

5.     Mengatasi hambatan investasi

6.     Mendorong komunikasi global