ORGANISASI PERUSAHAAN

BAB 5

DESAIN DAN STRUKTUR ORGANISASI FORMAL

Organisasi Formal adalah sistem kegiatan yang terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan di bawah kekuasaan dan kepemimpinan. Organisasi formal inin merupakan organisai yang dengan sengaja direncanakan dan strukturnya secara tegas disusun.

DESAIN STRUKTURAL ORGANISASI FORMAL

Struktur organisasi formal disusun adalah untuk membantu pencapaian tujuan organisasi dengan lebih efektif. Organisasi formal harus memiliki tujuan atau sasaran supaya tahu bagaimana menjalankan organisasi untuk mencapainya. Tanpa tujuan organisasi tidak mungkin membuat perencanaan maka tak akan ada ketentuan tentang jalannya organisasi. Selain itu tujuan diperlukan untuk menilai keberhasilan suatu organisasi. Tujuan organisasi ini akan menentukan struktur organisasinya, yaitu dengan menentukan seluruh tugas pekerjaan, hubungan antar tugas, batas wewenang dan tanggung jawab untuk menjalankan masing - masing  tugas tersebut. Jadi, struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menunjukan seluruh kegiatan – kegiatan untuk pencapaian tujuan organisasi, hubungan antar fungsi – fungsi, serta wewenang dan tanggung jawabnya.

Strategi dan Struktur

Chandler menyimpulkan perubahan – perubahan strategi mengakibatkan perubahan – perubahan desain organisasional. Dia mengatakan bahwa “srtuktur mengikuti strategi”.

Ada strategi yang mempengaruhi struktur organisasi dengan penjelasannya sebagai berikut :

1.      Strategi menentukan kegiatan – kegiatan organisasional.

2.      Strategi mempengaruhi pemilihan teknologi dan orang – orang yang tepat untuk pelaksanaan kegiatan–

         kegiatan tersebut.

3.      Strategi menentukan lingkungan spesifik di mana organisasi akan beroperasi : hal ini juga mempengaruhi

         struktur.

Lingkungan Eksternal dan Struktur

Dalam pembahasan pengaruh lingkungan pada desain organisasi kita perlu membedakan tiga tipe lingjungan sebagai berikut :

1.      Lingkungan stabil, yaitu lingkungan dengan sedikit atau tanpa perubahan yang tidak diperkiraan

         atau tiba – tiba.

2.      Lingkungan berubah (changing environment), yaitu lingkungan di mana inovasi mungkin

         terjadi dalam setipa atau semua bidang yang telah disebut diatas produk.

3.      Lingkungan bergejolak (turbulent environment), bila pesaing mekempar produk baru dan

         tak terduga kepasaran.

Teknologi dan Struktur

Ada sejumlah hubungan antara proses teknologi dan struktur organisasi. Yang dapat diuraikan sebagai berikut :

1.      Semakin kompleks teknologi semakin besar jumlah monaier dan tingkatan manajemen.

2.      Rentang manajemen para manajer lini pertama meningkat dari produksi unit ke massa dan

         kemudian turun dari produksi massa ke proses.

3.      Semakin tinggi kompleksitas teknologi perusahaan, semakin besar jumlah staf administrative

         dan klerikal.

Orang dan Struktur

        Pengertian dua kategori orang dalam organisasi : para manajer dan karyawan pada umumnya. Tentu saja, para manajer adalah juga karyawan, tetapi mereka mempunyai pengaruh – pengaruh khusus (unik) pada struktur organisasi, sehingga kita perlu membicarakannya secara terpisah.

Manajer dan Struktur. Seperti telah disebutkan di muka, nilai – nilai manajerial merupakan factor penting dalam penentuan strategi organisasi.

Proses Desain Organisasi

          Dalam teori,  proses desain organisasi dapat mulai dari bawah ke atas (bottom up) atau  dari atas ke bawah )top down). Dengan prosedur atas ke bawah, tujuan – tujuan organisasional umum diterjemahakn menjadi tujuan – tujuan khusus – sebagi sarana pencapaian hasil akhir yang diinginkan. Tujuan – tujuan ini kemudian menjadi dasar dengan mana serangkaian department dapat diorganisasi.

Pendekatan Kontigensi Dalam Organisasi

Jadi, menurut pendekatan kontigensi (contingency approach), tugas manajer dalam desain organisasi adalah menetapkan suatu “kesesuaian” efektif antara struktur organisasi dan variabel – variabel tersebut.

MODEL – MODEL STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi merupakan perwujudan yang menunjukan hubungan di antara fungsi – fungsi dalam suatu abggota organisasi yang menjalankan masing – masing tugasnya.

Berikut ini akan dibahas tiga model struktur organisasi yang dikenal : model tradisional, model hubungan manusiawi, dan model sumber daya manusia.

Model Tradisional

Bentuk umum model struktur tradisional secara esensial adalah pyramid.

Bentuk umum struktur organisasi tradisional ini akan berbeda untuk jenis operasi perusahaan yang berbeda pula. Struktur bentuk umum ini berpijak pada anggapan – anggapan model tradisional.

Organisasi – organisasi seperti ini efisien atau tidak tergantung paling tidak pada dua factor : (1) jumlah energy organisasional total yang diperlukan untuk menjaga struktur dalam menghadapi tekanan – tekanan internal dan eksternal dan (2) derajat penggunaan kemampuan berbagai daaya oleh struktur yang mencakup kemampuan semua anggotanya.

Model  Hubungan manusiawi

Model hubungan manusiawi, walaupun demikian secara eksplisit mengakui orang tidaklah selalu bertindak persis segaris dengan posisi – posisi dan hubungan – hubungan menurut struktur formalnya.

Model ini lebih meng”usul”kan bermacam – macam penyesuaian, teknik – teknik dan perilaku – perilaku strktural “off line”.

Model Sumber Daya manusia

Implikasi model sumber daya manusia pada struktur organisasi, walaupun abstrak, adalah jelas.

 Konsep model sumber daya manusia ini mencoba memaksimumkan fleksibilitas baik di dalam maupun di antara posisi – posisi yang berinteraksi.

Tujuan organisasi model sumber daya manusia ditetapkan bersama oleh manajer dan bawahannya, atau paling tidak bawahan dilibatkan. Tujuan bersama ini jelas merubah hubungan atasan dan bawahan yang diatur oleh model tradisional dan hubungan manusiawi.

DIMENSI – DIMENSI DASAR STRUKTUR ORGANISASI

Pembagian Kerja

Para anggota organisasi dihadapkan pada dua perhatian pokok : (1) pembagian kerja yang dilaksanakan dan (2) penentuan basis yang tepat untuk pengelompokan kegiatan – kegiatan agar menghasilkan satuan – satuan kerja yang efisien dan menguntungkan bagi organisasi secara keseluruhan. Pembagian atau dekomposisi seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan menjadi unsure – unsure kerja yang semakin kecil disebut “pembedaan horizontal’ atau lebih dikenal dengan istilah “pembagian kerja” (division of labor).

Berbagai Fungsi yang Melekat pada Struktur Organisasi

Kegiatan – kegiatan dan hubungan – hubungan sebagai fungsi – fungsi structural yang terjadi secara garis besar dapat diperinci sebagai berikut :

Wewenang. Arti wewenanag(authority) adalah hak melakukan sesuatu atau memerintah orang lain untuk melakukan sesuatu.

Kekuatan. Kekuasaan (power) sering dicampur adukan dengan wewenang. Kekuasaan adalah kemampuan untuk melakukan hak tersebut.

Tanggung jawab. Tanggung jawab(responsibility) adalah kewajiban untuk melakukan sesuatu. Dalam organisasi, tanggung jawab adalah kewajiban seseorang untuk melakukan tugas atau fungsi organisasi.

Akuntabilitas. Tidak seperti tanggung jawab, akuntabilitas (accountability)adalah factor di luar individu dan perasaan pribadinya.

Hubungan lini dan staf. Masih berhubungan dengan konsep wewenang dikenal apa yang disebut hubungan lini dan staf.

Rentang kendali. Yang dimaksud dengan rentang kendali atau pengawasan (span of control) adalah berapa orang jumlah bawahan yang dapat dikendalikan secara efektif oleh seorang manajer atau atasan.

Sentralisasi dan desentralisasi. Bila wewenang didelegasikan atau dilimpahkan meluas dalam suatu organisasi, desentralisasi wewenang terjadi. Sebaliknya dalam organisasi di mana wewenang dipegang atau dipusatkan pada seseorang atau beberapa orang, kondisi sentralisasiwewenang tampak.

Kesatuan perintah adalah “satu orang, satu atasan”.

Departementasi

departementasi mencerminkan organisasi horizontal pada setiap tingkatan hirarki, dan berhubungan erat dengan prinsip spesialisasi klasik.

Departementasi yang lebih khusus, secara ringkas dapat dijelaskan sebagai berikut :

1.      Waktu dapat dibagi menjadi shift pertama, shift kedua, dan shift ketiga.

2.      Pelayanan (service) yang mungkin mencerminkan kelas pertama, kelas kedua, dan kelas turis dalam

         suatu kapal pesiar.

3.      Langganan dapat terdiri dari departemen penjualan industry, pedagang eceran, pemerintah, militer dan

         konsumen akhir.

4.      Peralatan dapat diperinci, missal di dalam kelompok produksi menjadi departemen pemotongan,

         perakitan dan pembungkusan.

5.      Urutan angka (alpha – numerical)dapat digunakan  dalam pelayanan telephone di mana nomor –

         nomor 0000 – 5000 ditempatkan dalam sutu departemen dan nomor – nomor 5001 – 9999 dalam

         departemen lain.

Departementasi fungsional.Pendekatan fungsional untuk pengelompokan kegiatan – kegiatan organisasi ini mungkin merupakan tipe departementasi yang paling umum dan luas digunakan dalam merancang struktur organisasi.

 Kebaikan utama departementasi fungsional adalah berkaitan dengan aspek – aspek positif spesialisasi. Secara teoritis, fungsionalisme akan meningkatkan efisiensi dan memungkinkan pemanfaatan karyawan dan peralatan paling ekonomis.

 Departementasi fungsional cocok untuk lingkungan yang stabil, memerlukan koordinasi internal minimum , dan sedikit membuthkan keterampilan – keterampilan pribadi.

Departementasi Produk. Dengan berkembangnya organisasi formal departementasi fungsional menjadi semakin sulit dan tidak praktis lagi.

Jadi, departementasi produk merupakan pengelompokan kegiatan – kegiatan atas dasar perbedaan barang – barang dan/atau jasa – jasa menurut perbedaan – perbedaan cara produksi dan/atau pemakaian akhir.

Departementasi Wilayah. Bila organisasi beroperasi di wilayah –wilayah yang tersebar, maka departementasi atas dasar wilayah akan diperlukan. Tipe departementasi wilayah ini sering juga disebut departementasi local, daerah, regional ataupun geografis.

DESAIN STRUKTURAL MODERN

Beriktut ini akan diuraikan dan dianalisa berbagi model struktural lebih baru yang tekah dirancang dan diimplementasikan untuk menghadapi tantangan – tantangan tersebut.

Organisasi proyek

            Bentuk  organisasi proyek umum dipakai dalam industri ruang angkasa dan juga menjadi semakin luas digunakan dalam organisasi – organisasi bisnis, pemerintahan, dan militer lainnya.

Struktur proyek diciptakan bila manajemen memutuskan sejumlah besar kekuatan dan sumber daya organisasi untuk suatu periode tertentu pada pencapaian suatu tujuan proyek khusus.

Berbagai Tipe struktural Proyek

Ada beberapa macam bentuk struktural proyek :

 Bentuk pertama adalah organisasi proyek individual.

Tipe kedua adalah organisasi proyek staf.

Variasi ketiga adalah orgsnisasi proyek “intermix”.

Tipe keempat disebut organisasi proyek agregat.

Organisasi Matriks

Organisasi matrik (matrix organization) dianggap sebagi suatu bentuk organisasi proyek plus organisasi fungsional dan nama – namanya digunakan dengan saling dapat diperlukan.

Peranan manajer proyek adalah mangatur waktu, kualitas dan standar biaya proyek agar sesuai dengan rencana.

Lebih lanjut, manajer proyek sering melakukan kegiatan dengan orang – orang yang bukan menjadi karyawan organisasi, seperti subkontraktor, penyedia (supplier) dan langganan.

Bentuk organisasi matriks ini akan sangat bermanfaat bila :

1.      Kegiatan mempunyai waktu penyesuaian yang terbatas dan schedule waktu harus ditepati.

2.      Pengendalian biaya merupakan factor kritis.

3.      Banyak keterampilan atau keahlian khusus yang membutuhkan koordinasi bagi penyelesaian proyek.

4.      Kegiatan – kegiatan yang belum dikenal para anggota tim proyek.

Organisasi Bentuk Bebas

Tipe organisai yang berkaitan erat dengan model – model proyek dan matriks adalah struktur organisasi modern bentuk bebas (free – form organization). Kadang – kadang disebut naturalistic atau organik.

Tipe organisasi bentuk – bebas dapat dipandang sebagai perluasan pola desentralisasi. Dan disamping itu ada dua karakteristik umum tipe organisasi ini

Karya : Sukamto .R. dan T. hari hando